Trabajar por cuenta propia te da una libertad envidiable: sin jefes, con tus propios horarios y eligiendo tus proyectos. Pero esa libertad tiene un peaje: la burocracia. Una de las primeras barreras con las que se topa todo emprendedor es aprender cómo hacer una factura de autónomo correctamente.
Emitir mal una factura no es solo un error administrativo; puede significar que Hacienda la rechace, que no puedas cobrarla o que te enfrentes a sanciones. En MeAsesoran queremos que cobres tu trabajo sin miedo. Aquí tienes la guía definitiva para facturar sin errores.
¿Es obligatorio emitir factura siempre?
La regla general es sí. Si realizas una actividad económica, estás obligado a documentarla. Sin embargo, hay una duda eterna en España: «¿Puedo facturar sin ser autónomo?».
La Agencia Tributaria permite facturar sin estar dado de alta en el RETA (Seguridad Social) solo en casos muy excepcionales:
- Falta de Habitualidad: Si es un trabajo puntual y esporádico (ej. una conferencia única).
- Ingresos bajos: Aunque no es una ley escrita, la jurisprudencia suele aceptar que no hay obligación de alta si no se supera el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) anual, siempre que no haya habitualidad.
¡Cuidado! Si tienes un local abierto al público o facturas todos los meses (aunque sea poco dinero), Hacienda considera que hay habitualidad. En ese caso, debes ser autónomo sí o sí.
Los 5 Elementos Obligatorios de una Factura
Para que una factura sea válida legalmente, no basta con poner el precio. Debe contener estos datos imprescindibles:
1. Datos Identificativos (Emisor y Receptor)
Debes incluir tu Nombre completo (o razón social), Dirección Fiscal y NIF/DNI. Del mismo modo, debes solicitar estos mismos datos a tu cliente. Si el cliente es un particular y no pide factura, puedes emitir una «factura simplificada» (antiguo ticket), pero para empresas (B2B) los datos deben ser completos.
2. Número de Factura y Serie
El número debe ser correlativo y único. No puedes saltar de la factura 10 a la 15, ni tener dos facturas con el mismo número. Además, si tienes distintas líneas de negocio, puedes usar series diferentes (ej: 2025-A-001).
3. Fecha de Emisión y Devengo
La fecha de emisión es cuando haces el documento. La fecha de devengo es cuando se realizó el servicio (si es distinta). Esto es vital para saber en qué trimestre de IVA se declara.
4. Concepto detallado
Describe el servicio o producto. «Servicios de consultoría» es vago. Mejor: «Consultoría de Marketing Digital mes de Octubre 2025».
5. Desglose de Impuestos (La parte crítica)
Aquí es donde la mayoría falla al aprender cómo hacer una factura de autónomo. Debes separar:
- Base Imponible: El precio de tu servicio sin impuestos.
- Tipo de IVA: Generalmente el 21%, aunque puede ser el 10% o 4% según tu actividad.
- Retención de IRPF: Solo si facturas a otras empresas o autónomos (no a particulares).
Cómo calcular el IRPF y el IVA en tu factura
Entender la matemática es fundamental para no llevarse sustos.
- El IVA se suma: Es un dinero que recaudas para Hacienda. No es tuyo.
- El IRPF se resta: Es un dinero que tu cliente (empresa) ingresa a Hacienda en tu nombre como adelanto de tu Renta.
Ejemplo Práctico: Imagina que cobras 1.000€ por un trabajo web a una empresa.
- Base Imponible: 1.000€
- IVA (21%): 210€
- IRPF (15%): 150€
- TOTAL A COBRAR: (1.000 + 210 – 150) = 1.060€
Nota: Los nuevos autónomos pueden aplicar una retención reducida del 7% durante el año de inicio y los dos siguientes.
El fin del Excel: Software de Facturación
Hasta hace poco, Word o Excel servían. Pero con la llegada de la normativa VeriFactu y la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica será obligatoria para todos los autónomos en breve.
Usar un software de facturación no solo es «recomendable», pronto será la única vía legal.
- Evitas errores de cálculo (el software suma el IVA solo).
- La numeración es automática (no duplicas facturas).
- Generas los libros de registro para Hacienda en un clic.
Conclusión
Saber cómo hacer una factura de autónomo es el primer paso para profesionalizar tu negocio. Un error en un número o un NIF puede retrasar tu cobro semanas.
No pierdas tiempo peleándote con hojas de cálculo. En MeAsesoran te proporcionamos herramientas de facturación y revisamos que tus impuestos estén perfectos para que tú solo te preocupes de vender.
